Wnioski urlopowe i akceptacja
Wnioski urlopowe online: od telefonu pracownika do decyzji kadr
Zespolo obsługuje wnioski urlopowe online w firmach od 40 do 250 osób. Pracownik składa wniosek z telefonu i widzi, ile dni mu zostanie, zanim go wyśle. Przełożony i kadry akceptują równolegle, z powiadomienia albo w systemie, a gdy akceptujący jest nieobecny, kadry przekazują jego krok komuś innemu. Cena od 399 zł miesięcznie netto za całą firmę, bez dopłat za wnioski.
Pracownik składa wniosek z telefonu
System instaluje się na ekranie głównym telefonu, bez sklepu z aplikacjami. Pracownik wybiera „Złóż wniosek urlopowy” i jeszcze przed wysłaniem widzi, ile dni mu zostanie.
Na tym samym ekranie ma „Moje saldo” oraz zakładkę „Kto jest nieobecny”, więc przed wyborem terminu sprawdzi, kto będzie wtedy nieobecny.
W widoku „Moje saldo” każdy typ ma osobny licznik: w demo urlop wypoczynkowy (212 godz. 20 min), zwolnienie lekarskie, dzień wolny, praca zdalna okazjonalna i urlop bezpłatny.
Przełożony i kadry akceptują równolegle
Wniosek trafia jednocześnie do przełożonego i do kadr, więc żadna strona nie czeka, aż druga skończy. Akceptujący zatwierdza z powiadomienia albo w systemie, a powiadomienia przychodzą w systemie i do Telegrama. Kadry mają własną kolejkę wniosków.
Na karcie wniosku (taką widać u góry strony) akceptujący ma przed oczami:
- kto złożył wniosek i kiedy
- okres urlopu w dniach i godzinach (w demo 10 dni, czyli 75 godz. 50 min)
- saldo teraz i po zatwierdzeniu (w demo 212 godz. 20 min i 136 godz. 30 min)
- kto jeszcze jest nieobecny w tych dniach, z terminem i statusem, na przykład „czeka na zatwierdzenie”
Gdy akceptujący jest nieobecny
Wniosek nie musi czekać, aż przełożony wróci z urlopu. Kadry przekazują jego krok komuś innemu, a we wniosku zostaje ślad: kogo zastąpiono, kto to zrobił i kiedy. Nikt nie zatwierdza za kogoś: decyzję podejmuje wskazana osoba i to jej nazwisko widać przy zatwierdzeniu.
Przy każdym kroku widać też, kto zatwierdził i o której godzinie, więc na pytanie „kto się zgodził i kiedy” odpowiadasz jednym spojrzeniem na wniosek.
Po decyzji: saldo, kalendarz i historia
Zatwierdzony wniosek odpisuje dni z salda: w historii pracownika pojawia się wiersz „Wydano na wniosek”. Urlop jest też widoczny w kalendarzu jako pasek obok urlopów innych osób.
Lista „Nieobecni dziś” w panelu bocznym i znaczek urlopu przy awatarze, także w zadaniach i w czatach, pokazują zespołowi, kto jest poza pracą. Kadry widzą na pulpicie „Urlopy i nieobecności”, ile wniosków czeka na decyzję (w demo 7).
Historię dni opisujemy na stronie o programie do ewidencji urlopów, urlopy przy zadaniach na stronie o zarządzaniu zadaniami zespołu, a zespoły, z których składa się firma, na stronie o strukturze organizacyjnej firmy.
Co zmienia się dla pracownika, przełożonego i kadr
Wdrożenie z importem struktury i sald oraz szkoleniem jest w cenie. W 30-dniowym pilotażu na Twoich danych sprawdzisz, co zmienia się dla każdej z trzech grup:
- Pracownik nie musi pytać kadr o saldo: widzi je sam i wie, ile dni mu zostanie, zanim wyśle wniosek.
- Przełożony decyduje z powiadomienia albo w systemie, mając przed oczami saldo i nieobecności w tych dniach.
- Kadry mają własną kolejkę wniosków i przekazują dalej krok, który utknął u nieobecnej osoby.
Pytania
Czy wniosek urlopowy online wymaga podpisu elektronicznego?
W Zespolo nie ma podpisu elektronicznego. Wniosek i jego zatwierdzenie zapisują się w systemie z datą i nazwiskiem osoby, która zatwierdziła. Dokumenty z podpisem zostają w Twoim systemie obiegu dokumentów.
Co się dzieje z wnioskiem, gdy przełożony jest na urlopie?
Kadry przekazują krok przełożonego komuś innemu, a wniosek zachowuje ślad: kogo zastąpiono, kto to zrobił i kiedy. Zatwierdza wskazana osoba, nikt nie zatwierdza za kogoś innego.
Czy pracownik musi instalować aplikację?
Nie ze sklepu. System instaluje się na ekranie głównym telefonu, a powiadomienia przychodzą w systemie i do Telegrama.
Czy przełożony i kadry akceptują wniosek po kolei?
Nie, równolegle. Wniosek trafia do obu naraz, a kadry mają własną kolejkę wniosków, więc nikt nie czeka na decyzję drugiej strony.
Co widzi osoba akceptująca wniosek?
Kto złożył wniosek i kiedy, okres urlopu w dniach, saldo teraz i po zatwierdzeniu oraz to, kto jeszcze jest nieobecny w tych dniach. W demo: 212 godz. 20 min teraz i 136 godz. 30 min po zatwierdzeniu.
Czy za wnioski urlopowe płaci się osobno?
Nie. Cena jest jedna za całą firmę i zależy od liczby pracowników: 399 zł miesięcznie netto do 25 osób, 1 049 zł przy 100 osobach (płatność roczna, miesięczna jest o 20% droższa). Wnioski, zadania, czaty i pulpity są w tej samej cenie, a kalkulator z kolejnymi progami jest w cenniku.
Zobacz drogę wniosku na przykładzie swojej firmy
Trzydzieści minut, Twoi przełożeni i Twoje kadry. Pokażemy, jak wniosek przechodzi od telefonu pracownika do decyzji.