Wypróbuj demo Umów prezentację

Ewidencja urlopów dla kadr

Program do ewidencji urlopów z historią każdego salda

Zespolo to program do ewidencji urlopów dla firm od 40 do 250 osób. Każda osoba ma saldo z historią każdego naliczenia i odpisu, więc widać, skąd wzięły się dni i na co poszły. Polskie przepisy (20 lub 26 dni, 4 dni na żądanie, urlopy zaległe) są w systemie. Cena za całą firmę przy płatności rocznej: 399 zł miesięcznie netto do 25 osób, 699 zł przy 50.

Umów prezentację Wypróbuj demo
Historia dni jednej osoby: naliczenie na początku roku, odpis za wniosek i saldo po każdej operacji, osobno dla każdego typu urlopu
Ekran z demo (fikcyjna sieć przychodni): historia dni jednej osoby i saldo po każdej operacji.

Historia zamiast jednej liczby

Saldo w Zespolo składa się z operacji, a nie z jednej liczby, którą ktoś wpisał. Każde naliczenie i każdy odpis ma datę, rodzaj urlopu, wartość i saldo po operacji, tak jak w tabeli wyżej.

Historia zaczyna się od salda na początku śledzenia: salda urlopów importujemy przy wdrożeniu, więc nie zaczynasz od zera. Potem dochodzi naliczenie na nowy rok (w demo „Urlop na 2026 r.”: 197 godz. 10 min) i odpisy za zatwierdzone wnioski (22 września: 53 godz. 5 min). Saldo po tych operacjach wynosi 151 godz. 40 min.

Salda różnych typów urlopu liczą się osobno: opieka nad dzieckiem czy urlop opiekuńczy nie wchodzą w saldo urlopu wypoczynkowego. Gdy pracownik pyta, skąd ma tyle dni, pokazujesz historię zamiast liczyć od nowa.

Saldo teraz i po zatwierdzeniu wniosku

Przełożony i kadry widzą saldo, zanim zdecydują. W demo osoba ma 212 godz. 20 min urlopu wypoczynkowego, a po zatwierdzeniu wniosku będzie miała 136 godz. 30 min. Ta sama karta pokazuje, kto jeszcze jest nieobecny w tych dniach.

Pracownik widzi, ile dni mu zostanie, jeszcze przed wysłaniem wniosku, a w widoku „Moje saldo” ma pod ręką salda swoich urlopów. W placówkach medycznych urlop liczy się w godzinach, dlatego saldo w demo podano w godzinach i minutach. Całą drogę wniosku opisujemy na stronie o wnioskach urlopowych online.

Szczegóły wniosku: saldo urlopu wypoczynkowego teraz i po zatwierdzeniu oraz kto jeszcze jest wtedy nieobecny

Polskie przepisy urlopowe w systemie

System uwzględnia te zasady:

  • Wymiar 20 lub 26 dni według stażu pracy
  • Cztery dni na żądanie w roku
  • Urlopy zaległe: kadry mają ich osobną listę (urlop niewykorzystany w danym roku trzeba udzielić do 30 września następnego roku, art. 168 Kodeksu pracy)
  • Niepełny etat: wymiar urlopu liczony proporcjonalnie
  • Orzeczenie o niepełnosprawności: dodatkowe 10 dni urlopu
  • Osoby na B2B: można je prowadzić w systemie bez normy urlopowej
  • Urlop w godzinach w placówkach medycznych
  • Weekendy i święta nie schodzą z salda, od 2025 roku także Wigilia
  • Święto w sobotę daje inny dzień wolny (art. 130 § 2 Kodeksu pracy)

Kadry widzą całą firmę na jednym pulpicie

Pulpit „Urlopy i nieobecności” pokazuje, ile wniosków czeka na decyzję, ile dni jest niewykorzystanych oraz nieobecności według miesięcy i zespołów. Zwolnienie lekarskie (L4) jest tu osobnym rodzajem nieobecności, obok urlopu wypoczynkowego i bezpłatnego, więc widać, ile dni firma była nieobecna i z jakiego powodu.

Pulpit pokazuje też, które zespoły się przerzedzają i ile dni się kumuluje, a dane przejrzysz dla wybranego zespołu i okresu. Skąd biorą się zespoły, opisujemy na stronie o strukturze organizacyjnej firmy, a urlopy przy zadaniach na stronie o zarządzaniu zadaniami zespołu.

Pulpit „Urlopy i nieobecności”: wnioski czekające na decyzję, niewykorzystane dni oraz nieobecności według miesięcy i zespołów

Wdrożenie na Twoich danych

Wdrożenie jest w cenie: import struktury firmy i sald urlopów oraz szkolenie. Pilotaż trwa 30 dni i działa na Twoich danych, więc porównasz salda z dotychczasową ewidencją, zanim cokolwiek zmienisz. Firma dostaje własną kopię systemu z osobną bazą danych i własnym adresem, a kopia zapasowa powstaje co noc.

Zespolo nie jest programem kadrowo-płacowym: płace i akta osobowe zostają tam, gdzie są, a podpisu elektronicznego w systemie nie ma. Jeśli urlopy prowadzisz dziś w arkuszu, zacznij od darmowego generatora planu urlopów z polskimi świętami i eksportem do Excela.

Pytania

Jak przenieść obecne salda z arkusza do systemu?

Salda urlopów importujemy przy wdrożeniu, a wdrożenie jest w cenie. W historii każdej osoby pierwszy wiersz to „Saldo na początku śledzenia”, a dalej historia rośnie o kolejne naliczenia i odpisy. Przez 30 dni pilotażu sprawdzasz salda na swoich danych.

Czy ewidencja urlopów może być prowadzona w godzinach?

Tak, w placówkach medycznych urlop liczy się w godzinach. W demo saldo wynosi 212 godz. 20 min, a po zatwierdzeniu wniosku na 10 dni zostanie 136 godz. 30 min.

Co z urlopami zaległymi i urlopem na żądanie?

Kadry mają osobną listę urlopów zaległych. Urlop niewykorzystany w danym roku trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy). System zna też cztery dni urlopu na żądanie w roku.

Czy to zastąpi program kadrowo-płacowy i akta osobowe?

Nie. Płace i dokumentacja kadrowa zostają tam, gdzie są. Zespolo prowadzi wnioski, akceptację, salda i kalendarz nieobecności, a podpisu elektronicznego w nim nie ma.

Czy pracownik widzi swoje saldo?

Tak. Na telefonie ma widok „Moje saldo” z osobnym licznikiem dla każdego typu urlopu, a przy składaniu wniosku widzi, ile dni mu zostanie, zanim go wyśle.

Ile kosztuje program do ewidencji urlopów?

Jedna cena za całą firmę, według liczby pracowników: 399 zł miesięcznie netto do 25 osób, 699 zł przy 50, 1 049 zł przy 100 i 1 799 zł przy 250 (płatność roczna, miesięczna jest o 20% droższa). Ewidencja nie jest osobnym modułem: wszystkie moduły są w cenie. Powyżej 500 osób wyceniamy indywidualnie, a wszystkie progi pokazuje cennik.